A Empresa Sergipana de Tecnologia e Informação (Emgetis) implantou, no dia 5 de março, o Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Processos (e-Doc), ferramenta que abrange de forma organizada e sistematizada as atividades de elaboração, edição, digitalização, tramitação e gerenciamento de documentos e processos em meio eletrônico, garantindo mais celeridade nos processos que envolvem todos os órgãos e secretarias que compõem a Administração Pública Estadual.

A Empresa Pública de Serviços Gráficos de Sergipe (Segrase) também vai utilizar este programa que proporcionará mais agilidade nos trâmites públicos internos e externos, gerando a economia de papel, além da preservação do meio ambiente limpo. Desta forma, o e-DOC vai facilitar o fluxo dos documentos dentro da empresa, não havendo mais a necessidade de estar transportando papéis entre os setores, pois todo o processo será feito via internet.

Para orientar os funcionários da Segrase como utilizar o sistema, o gerente de Tecnologia da Informação (TI), Wilton Ferreira, e a estagiária do setor, Lesliane dos Santos, participaram de um treinamento específico na Emgetis para, em seguida, orientar os funcionários da Segrase sobre qual a maneira de utilizar o programa, iniciando na última quarta-feira, dia 14 de abril, o treinamento com a primeira turma de funcionários.

A capacitação foi orientada por Wilton, que explicou passo-a-passo o sistema e-Doc, que foi visualizado através do recurso de DataShow, com a apresentação de slides, onde os participantes da capacitação aprenderam como enviar uma C.I. (Comunicação Interna), ofícios e anexar arquivos a estes documentos. “Por ser um novo programa de fluxo de documentações, acredito que nos primeiros dias em que for utilizado, os funcionários poderão apresentar uma certa dificuldade no manejo do sistema, mas com o tempo o e-Doc só facilitará o trabalho de todos, visto que mesmo fora da empresa será possível despachar um documento, dando rapidez a todo o processo de documentos existente na empresa”, considera Wilton.

Participante do primeiro dia de treinamento, a gerente de Pessoal, Marlene Carvalho, aprovou o sistema e-Doc. “Para mim, e para o setor de Pessoal, este novo sistema veio em boa hora, pois já que temos uma grande demanda de papéis. Com a utilização desse programa diminuiremos o fluxo de papéis”, disse.

Mayre Nadja Neves, chefe da Divisão Financeira, considera que o sistema vai facilitar o trâmite, mapeamento e visualização de processos. “Aqui em meu setor terá uma máquina para escanear todos os processo que aqui chegarem. Com essa medida, iremos economizar o gasto de papéis, além de preservar o meio ambiente”, disse.

O treinamento para a utilização do sistema e-Doc vai abranger todos os funcionários da Segrase e será concluído dentro de uma semana, pois o objetivo é que, após seu término, a maioria dos processos sejam enviados via internet.

Fonte: www.faxaju.com.br

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