Desenvolvendo soluções Coletivamente
Envolver todos no processo de tomada de decisão.
Você reuniu com sucesso sua equipe para o pontapé inicial de um novo projeto. No entanto, você rapidamente se vê em problemas, tendi que decidir o caminho certo a seguir.
Juan, o membro mais dominante de sua equipe, imediatamente faz uma sugestão e começa a falar sobre seus benefícios. Katherine começa a discutir com ele, afirmando que sua ideia é mais eficiente. Kerry, que muitas vezes tem idéias brilhantes, é preterido por Juan e Katherine na hora de falar. Você está doido para abandonar a reunião!
Se você trabalha em uma equipe, este cenário pode soar familiar. Pode ser difícil conseguir que um grupo de pessoas chegue a um consenso sobre uma decisão, especialmente quando personalidades, pontos de vista e atitudes entram em choque.
Em algumas situações, você pode cortar esses problemas com uma liderança decisiva (veja o artigo sobre o modelo de decisão Vroom-Jago Yetton). Em outras situações, você precisa encontrar um outro caminho a seguir. Aqui é onde o Hartnett’s Consensus-Oriented Decision-Making Model (Modelo de Tomada de Decisão Orientada ao Consenso de Hartnett, numa tradução livre) ou CODM torna-se útil. Neste artigo, vamos olhar para o modelo CODM, examinando como você pode aplicá-lo quando você precisa tomar uma boa decisão em grupo.
Sobre o modelo
O modelo CODM foi desenvolvido pelo psicólogo, Dr. Tim Hartnett, e publicado em seu livro de 2010 “Consensus-Oriented Decision-Making.”.
O modelo utiliza um processo de sete etapas, descritas à seguir:
- Enquadrar o problema.
- Ter uma discussão aberta.
- Identificar as preocupações subjacentes.
- Desenvolvimento de propostas.
- Escolher uma direção.
- O desenvolvimento de uma solução preferida.
- Encerramento.
Usando o modelo, você pode manter todos do grupo envolvidos no desenvolvimento de uma solução, de modo que cada pessoa sinta a propriedade da decisão final. Isso ajuda a criar uma equipe mais produtiva e comprometida.
O modelo também incentiva as pessoas a ter idéias criativas, sem medo de ser julgado. Isso ajuda o grupo a desenvolver melhores soluções, melhorando também a tomada de decisões.
O modelo é mais útil para projetos complexos em que você precisa decidir sobre o melhor caminho a seguir, e onde a solução para o seu problema não é clara. No entanto, você pode adaptá-lo a uma variedade de outras situações também.
Dica:
É importante lembrar que o consenso geral não significa um acordo, um acordo total. Embora este modelo permite que todos participem no desenvolvimento de soluções, nem todo mundo sempre concorda com a decisão final.
Como aplicar o modelo CODM
Vamos agora olhar para os sete passos em maior detalhe, e explorar como você pode aplicar o modelo com um grupo.
Dica:
Não se sinta pressionado a trabalhar em todas as etapas de uma só vez – às vezes vai demorar várias reuniões para concluir o processo, dependendo da complexidade da decisão que você precisa tomar.
Passo 1: Enquadrar o problema
Nesta primeira etapa, você precisa se certificar de que tem as pessoas certas envolvidas no processo, e que todos têm as informações, ferramentas e recursos necessários para chegar às boas idéias.
Como parte deste passo, identificar e definir o problema que você precisa resolver, se necessário, use ferramentas como o Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa) e analise a causa raiz .
Você também precisa decidir como o seu grupo irá escolher entre as opções em fases posteriores (Hartnett chama isso de “regra de decisão”). Por exemplo, você quer que todos do grupo concordem com a decisão final, por unanimidade, ou será que a maioria simples é suficiente?
Passo 2: Tendo uma discussão aberta
Em seguida, reuna-se com o grupo, apresente o problema novamente, e incentive uma discussão aberta. Seu objetivo aqui é gerar tantas idéias iniciais ou soluções para o problema quanto possível.
Se a discussão parece estar em num beco sem saída ou sua equipe está gerando apenas idéias “seguras”, use técnicas de pensamento criativo para incentivar as pessoas a trazer novas idéias.
Lembre-se que seu objetivo é levar as pessoas a pensar de forma criativa e incentivar todas as idéias, mesmo que estes parecem impraticáveis nesta fase.
Concluindo este passo, anote todas as idéias, a removendo as idéias duplicadas. Você vai voltar a esta lista no passo 4.
Dica:
Uma abordagem alternativa é pedir às pessoas para apresentarem suas ideias iniciais e soluções de forma anônima, antes de se encontrarem cara-a-cara.
Passo 3: Identificar preocupações subjacentes
O próximo passo é identificar o que chamamos de “preocupações subjacentes de Hartnett” – estas são as restrições que você precisa conhecer, e os problemas que pretende resolver, uma vez que você tomou uma decisão. Então você vai usar essa análise para chegar a soluções e melhorar a próxima etapa do processo.
Comece por explorar o que estas preocupações significam para o grupo.
Em seguida, identifique as principais partes interessadas (incluindo pessoas de fora da organização) que são afetadas pela decisão. (Dependendo da sua situação, você pode fazer isso simplesmente através de um brainstorming com as partes interessadas, ou você pode realizar uma análise formal das partes interessadas ).
Fale com estas partes interessadas, ou discuta e liste possíveis preocupações subjacentes para cada uma delas, novamente garantindo que todos no grupo participem da discussão.
Dica:
Não confunda preocupações subjacentes com soluções nesta etapa. Por exemplo, se o problema que está tentando resolver é o de aumentar a qualidade de um produto, a solução pode ser a utilização de melhores componentes . No entanto, as preocupações subjacentes poderiam ser a de manter os custos a um mínimo (para os acionistas), ou de sermos capazes de usar o produto por mais tempo (para clientes).
Passo 4: Propostas em desenvolvimento
Agora, usando as idéias iniciais de que vocês elaboraram no passo 2, o seu grupo pode apresentar propostas que atendam as preocupações subjacentes identificadas na etapa anterior.
Para fazer isso, explore uma ideia por vez e incentive todos no grupo a contribuir para desenvolvê-la em uma solução possível.
Novamente, é importante que todos estejam de mente aberta sobre a discussão, que todos se concentrem em uma ideia de cada vez, garantindo que as pessoas não critiquem as idéias.
Ao final desta etapa, você terá desenvolvido as idéias iniciais em propostas mais detalhadas que você poderá utilizar mais à frente. Não descarte as propostas ainda.
Passo 5: escolher uma direção
Agora você precisa decidir sobre a melhor proposta para levar para a frente.
Comece abordando cada proposta de uma vez, pedindo que os membros do grupo destaquem o que eles acham que são os prós e contras de cada uma. Mais uma vez, certifique-se de que todos são envolvidos na discussão.
Finalmente, decida sobre a melhor proposta para levar adiante, usando a “regra de decisão” que você acordou no passo 1.
Passo 6: Desenvolva a solução preferida
O objetivo deste passo é procurar formas de melhorar a proposta final ainda mais.
Como parte disso, analise as preocupações subjacentes que você identificou na etapa 3. Se há alguma preocupação que você não analisou ou abordou, procure maneiras de melhorar ainda mais a proposta.
Mais uma vez, incentive os membros do grupo a levantar outras questões, e alterar a proposta final para a sua resolução.
Dica:
Se você está desenvolvendo uma solução para um projeto complexo, pode demorar um pouco para refinar e alterar a sua proposta e documentos do projeto.
Passo 7: Encerramento
Agora você deve ter uma solução que a maioria das pessoas do grupo concorda. Para confirmar isso, use a “regra de decisão” que você identificou na etapa 1 para garantir que há consenso para avançar com a sua decisão.
Dependendo da sua situação, você também pode usar esta etapa como uma oportunidade para pedir a colaboração de todos na aplicação da decisão final. Esta cooperação pode ser simplesmente apoiar os outros na implementação da solução através de fornecimento de recursos e experiência.
Dica 1:
Seja flexível na forma como você aplica cada etapa do processo. Como já realçado anteriormente, em algumas situações, pode não ser necessário trabalhar cada passo detalhadamente. Você também precisa estar preparado para voltar às etapas anteriores, caso não seja possível decidir sobre uma solução adequada.
Dica 2:
Na busca de um consenso dentro de um grupo é importante ter consciência de que as pessoas podem usar o consenso como forma de evitar assumir a responsabilidade pessoal por suas ações ou decisões. Não permita que isso aconteça.
Finalizando…
Seja flexível na forma como você aplica o modelo – nem sempre será necessário trabalhar através de cada passo em detalhes.
Adaptado de http://www.mindtools.com
