Por Jon Kennard

Não é apenas o que você diz, mas a maneira como você diz 

O que você diz

  • Seja direto. Se você está passando uma mensagem de forma eficaz, tem de ser direta e precisa. Use frases curtas e incisivas e tente resumir sempre que possível.Se as pessoas têm de identificar a informação importante em um longo diálogo, eles acabarão por desistir e sua mensagem será perdida.
  • Seja apropriado. Considere a pessoa a que você está dirigindo, tempo e lugar. Por exemplo, você não usaria uma reunião com a equipe para falar com uma pessoa sobre seu mau desempenho.
  • Assuma a responsabilidade. Tomando posse da sua mensagem mostre assertividade, por exemplo, afirmando: “na minha opinião …”. o que não gera confronto. As pessoas são menos propensas a responder defensivamente ou agressivamente a sua opinião e são mais propensos a ter a sua opinião em consideração.
  • Resolva o problema, evite o confronto, atacando o problema e não a pessoa. Por exemplo, “Por que você nunca consegue chegar aqui na hora?” é um ataque pessoal, enquanto ‘Por favor, verifique sua conduta, veja se você conseguirá estar aqui sempre na hora” é uma solução para um problema.
  • Vocabulário. Trabalhe usando uma linguagem clara, concisa e construtiva para passar a sua mensagem de forma eficaz. Escolha palavras confortáveis para você. É importante fazer corresponder o seu vocabulário ao do receptor. Se você usar uma linguagem que eles não vão entender, como palavras técnicas e jargões, você só vai distanciar-se da pessoa com quem você está tentando se comunicar.
  • Permaneça no caminho. Durante a comunicação, coisas podem acontecer para tirar sua concentração. Por exemplo, alguém pode discordar de você. Neste caso, você vai precisar de algum tempo para reconsiderar suas opiniões e preparar uma resposta assertiva. Você pode ganhar valiosos segundos usando palavras iniciais, por exemplo, “Bem …” ou “Eu vejo …”; pedindo esclarecimentos ou verificando o seu entendimento,  pedindo tempo para pensar sobre o que a outra pessoa disse.

A maneira como você diz

  • Entrega confiante. Use sua voz para criar o efeito completo. Não grite, mas agregue qualidade à sua voz, para fazer isso, você pode aplicar uma técnica de respiração usado por cantores: Coloque a sua mão sobre o estômago e respire profundamente, de modo que sua mão se mova para dentro e para fora. Esta é a respiração abdominal, que permite que você acesse o fim inferior / mais rico de sua faixa de voz. Se você usar a respiração abdominal, enquanto fala, você pode tirar mais ar e, portanto, falar por mais tempo, sem pausa.
  • Inflexão. A entrega monótona é maçante. Uma boa entrega flui sem problemas e tem de inflexão. Enfatizar certas palavras para acrescentar significado a sua mensagem. Tente não dar, acidentalmente, o significado errado. Por exemplo, ‘eu não posso ter um encontro com você amanhã “pode ser vista como ofensiva, enquanto que” eu não posso ter uma reunião com você amanhã “  é mais razoável.
  • Linguagem corporal. Sua postura pode comunicar confiança e controle. Por exemplo, quando em pé, manter a cabeça erguida e manter uma postura aberta, os braços soltos, as mãos abertas e relaxadas, isso mostra o controle sobre si mesmo e da situação. Os ombros encolhidos mostram comportamento passivo. Cruzar os braços pode ser defensivo ou indicar que você gostaria de estar em outro lugar.
  • Expressão facial. Sua expressão facial deve ser apropriado para a mensagem que você está dando. Por exemplo, um sorriso pode ser desarmante, mas é inadequado se você está dando uma má notícia.
  • Contato com os olhos. Um bom contato visual demonstra respeito e abertura. Evitar contato com os olhos, por outro lado, pode ser um sinal de nervosismo ou desonestidade.
  • Proximidade. Respeite o espaço pessoal de outra pessoa, ficar muito próximo vai fazer as pessoas sentirem-se desconfortáveis.
  • Preste atenção. As pessoas que ouvem, mas distraem facilmente não estão se comunicando de forma eficaz. A boa comunicação inclui considerar as opiniões e os direitos dos outros.
  • Seja organizado. Certifique-se de qualquer coisa que o receptor pode ver está em ordem. Isto vai dar-lhe a aparência de ser preparado e confiante.
  • Mantenha a calma. Pessoas confiantes não ficam nervosas. Se você fica nervoso facilmente, então você pode tentar algumas técnicas de relaxamento, como respiração profunda, antes de entrar em uma situação que o deixa nervoso.

Adaptado de http://www.trainingzone.co.uk

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